Lediga jobb Serveoffice AB i Sundbyberg

Uppdragsbeskrivning

Vi söker en erfaren administratör som vill bidra till en välfungerande och strukturerad verksamhet inom en större teknisk organisation. I rollen arbetar du nära avdelningschef samt flera sektions- och enhetschefer och fungerar som ett centralt administrativt stöd i det dagliga arbetet.
Uppdraget innebär att du självständigt planerar, koordinerar och genomför administrativa arbetsuppgifter som bidrar till att effektivisera och avlasta chefer och verksamhet. Rollen är bred och varierad och omfattar både operativ administration, mötes- och eventkoordinering samt stöd i personal- och ekonomirelaterade frågor.
Du kommer att arbeta i nära samarbete med chefer och andra administratörer och bidra till att skapa struktur, god kommunikation och effektiva arbetssätt inom avdelningen.


Arbetsuppgifter
Administrativt stöd till chefer
Kalenderhantering och mötesbokningar
Förberedelse av mötesmaterial och presentationer
Administrativ samordning av underlag och beslut kopplat till konsulter och medarbetare
Uppdatering av intranätssidor och intern information

Personaladministration
Stöd vid onboarding och offboarding av medarbetare och konsulter
Beställning av utrustning, behörigheter och accesser
Hantering av semesterlistor
Stöd vid introduktionsprogram och interna aktiviteter

Ekonomi och inköp
Inköp av material, utrustning och tjänster
Sammanställning av enklare ekonomisk rapportering
Fakturahantering och kontering

Mötes- och eventkoordinering
Planering av interna möten, workshops och konferenser
Bokning av lokaler, teknik och catering
Framtagande av agendor och protokoll
Administrativt stöd till avdelningens ledningsgrupp, inklusive planering av möten, dokumentation av beslut samt uppföljning av aktiviteter

Kommunikation och dokumentation
Uppdatering av intranät och presentationsmaterial
Framtagande av enklare beslutsunderlag
Dokumenthantering i filserver och samarbetsplattformar
Diarieföring
Framtagning och uppdatering av rutiner inom ansvarsområdet
Samverkan med organisationens administratörsnätverk

Om rollen

Administratören arbetar nära flera chefer inom avdelningen och planerar arbetet tillsammans med dem genom regelbundna avstämningar. Rollen innebär ett stort eget ansvar för att prioritera arbetsuppgifter och bidra till att verksamheten fungerar effektivt.
Arbetet omfattar bland annat:
Stöd till avdelningens ledningsgrupp
Administrativt stöd till flera enhets- och sektionschefer
Samordning av avdelningsgemensamma aktiviteter och kommunikation

Kvalifikationer
Krav
Minst 1 års eftergymnasial utbildning inom exempelvis ekonomi, HR eller administration
Minst 5 års erfarenhet av arbete som administratör med arbetsuppgifter såsom:dokumentation, uppföljning och rapportering
mötes- och konferensbokningar
protokollskrivning
planering av möten och workshops
onboarding/offboarding av medarbetare och konsulter
beställningar av exempelvis catering, kontorsmaterial eller IT-utrustning

Minst 3 års erfarenhet av arbete i MS Office (Excel, Word, PowerPoint och Outlook)
Minst 3 års erfarenhet av att dokumentera ledningsgrupps- eller styrgruppsmöten eller liknande beslutande forum

Meriterande
Erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig verksamhet
Erfarenhet av ekonomisystem, exempelvis UBW/Agresso eller motsvarande Visa mindre

Uppdragsbeskrivning

En större statlig verksamhet befinner sig i en omfattande tillväxt- och digitaliseringsfas med fokus på HR- och löneprocesser. Inom ramen för detta arbete finns behov av att förstärka löneadministrationen med resursstöd för att säkerställa leveranser kopplade till hantering av manuella underlag, löneutbetalningar samt utökat stöd och support till verksamheten.
Uppdraget innebär löpande löneadministration, hantering av reseräkningar, manuella löneunderlag, fakturakontering, utfärdande av intyg, administration av förmånsbilar samt hantering av löneväxling. Rollen innefattar även att besvara frågor från chefer och medarbetare samt ge support inom tidrapportering och reseräkningar. Deltagande i digitaliserings- och verksamhetsutvecklingsarbete ingår i viss mån.
Konsultuppdraget innebär att självständigt administrera hela lönehanteringsprocessen i enlighet med gällande lagar, kollektivavtal och interna riktlinjer.


Arbetsuppgifter
Löpande löneadministration med inslag av manuell registrering av löneunderlag
Kvalitetssäkring av tidrapporter
Hantering och attestering av reseräkningar
Kontering av fakturor
Utfärdande av olika typer av intyg och rekvisitioner
Administration av förmånsbilar
Support och rådgivning till chefer och medarbetare inom lön, tidrapportering och reseräkningar
Deltagande i digitaliserings- och verksamhetsutvecklingsarbete
Självständigt tolka, följa och verkställa lönehantering enligt gällande lagar, kollektivavtal och interna riktlinjer

Obligatoriska krav
Minst 5 års dokumenterad erfarenhet av självständigt arbete med löneadministration omfattande hela löneprocessen (t.ex. registrering av tider, löneberäkning, myndighetsrapportering, hantering av förmåner samt tillämpning av lagar och kollektivavtal).
Avslutad utbildning inom löneadministration (YH-utbildning, högskolekurs eller certifiering) med giltigt utbildningsbevis. Alternativt minst 5 års relevant arbetslivserfarenhet inom området.
Minst 3 års erfarenhet av verksamhetsstöd till chefer och medarbetare, inklusive support och rådgivning i arbetsrelaterade frågor.
Erfarenhet av arbete i lönesystem, inklusive registrering, beräkning och rapportering av löner.
Flytande svenska i tal och skrift.

Meriterande krav
Erfarenhet av arbete i UBW lönemodul (tidigare Agresso).
Erfarenhet av statliga kollektivavtal, exempelvis affärsverksavtal och/eller villkorsavtal. Visa mindre

Serveoffice är ett auktoriserat bemannings- och rekryteringsföretag som med passion och expertis levererat kvalitet i över 30 år. Vi rekryterar och tillsätter konsulter på tjänstemannasidan, primärt inom kompetensområdena ekonomi, hr och lön. Serveoffice har de senaste fyra åren certifierats som en av Sveriges allra bästa arbetsplatser enligt undersöknings- och konsultföretaget Great Place to Work.

Serveoffice har fått i uppdrag att hitta en HR-assistent till vår kund. Tjänsten är ett bemanningsuppdrag på 75% med placering i Sundbyberg. Start 1 mars och förväntas pågå till och med sista september.

Arbetsbeskrivning
Rollen som HR-assistent hos vår kund är en bred roll inom såväl HR-administration, löneadminsitration och rekrytering. Mer detaljerat innebär tjänsten:
* Stöd i rekrytering till rekryterande chef
* Administrera anställda HR-system
* Administrera On- och offboardning
* Samla in löneunderlag, kvalitetssäkra samt vara kontaktperson mot extern lönebyrå.
* Assistera med administration kring rekrytering


Kvalifikationer och egenskaper
Vi söker dig som har tidigare erfarenhet av HR-administration och gärna i samband med implementation. Du har förståelse för svensk arbetsrätt samt lön. För att lyckas som HR-administratör hos vår kund krävs tidigare erfarenhet av rekrytering, gärna inom biotech. Du kan formulera dig muntligt och skriftligt på svenska och engelska.

Du är en god kommunikatör med personer från olika bakgrund och nivå. Som person är du organiserad, utåtriktad, kreativ, proaktiv och en teamplayer.

Om företaget
Vår kund verkar inom Biotechbranchen och sitter i Sundbyberg. Du får möjlighet att delta i ett spännande implementationsprojekt och arbeta till viss del på distans.

Som konsult hos Serveoffice erbjuder vi dig
Ett personligt företag som värderar relationer högst, oavsett om det är kunder, konsulter eller kandidater. Här får du engagerade kollegor och ledare som har förstått betydelsen av att ha personal som trivs och mår bra. Olika typer av aktiviteter anordnas flera gånger per termin för att skapa en härlig gemenskap och en ”vi-känsla”.

Vi har kollektivavtal och erbjuder ett brett förmånspaket och ett generöst friskvårdsbidrag. Viktigast av allt- vi erbjuder en bra arbetsplats med mycket skratt!

Ansökan och kontakt
I den här processen samarbetar kunden med rekryterings- och bemanningsföretaget Serveoffice. Skicka in ditt cv och personliga brev enligt nedan. Urvalet görs löpande, vilket innebär att rollen kan komma att tillsättas innan annonseringstiden gått ut. Vi tar inte emot ansökningar via mail utan endast via hemsidan. Frågor kring tjänsten besvaras av konsultchef Stina Hauschildt på 073-779 40 59 eller [email protected].

Om Serveoffice
Serveoffice är ett auktoriserat bemannings- och rekryteringsföretag som med passion och expertis levererat kvalitet i över 30 år. Vi rekryterar och tillsätter konsulter på tjänstemannasidan primärt inom kompetensområdena ekonomi, hr och lön. Serveoffice har de senaste fyra åren certifierats som en av Sveriges allra bästa arbetsplatser enligt undersöknings- och konsultföretag Great Place to Work. Visa mindre

Just nu söker vi en erfaren koncernredovisningsekonom för en ledande kapitalförvaltningsorganisation. I rollen kommer du att ha en central position i hanteringen av finansiell rapportering för verksamheten. Som person är du noggrann, serviceinriktad och entusiastisk när det kommer till att förbättra och effektivisera befintliga processer. Om detta låter som dig, kan denna roll vara precis det du söker.

Genom att bli en del av teamet får du möjligheten att: Övervaka framställningen av finansiella rapporter enligt gällande regelverk och standarder, (K3 och IFRS).
Samarbeta kring koncernrapportering och konsolidering.
Skapa årsredovisningar, inkomstdeklarationer samt andra relevanta interna och externa rapporter.
Ansvara för moms- och skattefrågor.
Delta i olika projekt som rör organisationen.
Hålla dig uppdaterad om nya regler som påverkar verksamheten och leda implementeringen av dessa.
Arbeta kontinuerligt med att förbättra rutiner och processer.
Sköta kommunikationen med externa revisorer.
För att trivas i denna roll bör du ha: En akademisk examen inom företagsekonomi.
Gedigen erfarenhet inom redovisning, inklusive kunskap om relevant regelverk.
Erfarenhet av koncernredovisning.
Goda färdigheter i både svenska och engelska, både i tal och skrift.
Drivkraft och engagemang för att leverera högkvalitativa resultat inom givna tidsramar.
Bli en del av teamet:
Vi värnar om våra medarbetares välbefinnande och erbjuder en hållbar och flexibel arbetsmiljö. Som en del av vårt team får du möjligheten att påverka ditt arbete och ha nära till kollegialt stöd.
"Bli en viktig del av vårt team, där vi tillsammans strävar efter att ständigt förbättra och effektivisera våra processer. Du kommer att ha stora möjligheter att påverka ditt arbete och få stöttning från dina kollegor när det behövs."

Kontakta Mårten Forslund på Serveoffic vid frågor eller funderinagr. Alla ansökningar och kontakter behandlas konfidentiellt. Notera att urval görs löpande och därför vill vi ha in din ansökan så snart som möjligt. Visa mindre

.

Nu söker vi en löneansvarig/HR-assistent på heltid till vår kund BCD Travel i Sundbyberg. Detta är ett konsultuppdrag via oss på Serveoffice med start omgående till och med mars 2020 med chans till förlängning.

Arbetsbeskrivning
Som löneansvarig/HR-assistent kommer du ansvara för hela löneprocessen från ax till limpa och administrerar löner för cirka 170 tjänstemän. Du kommer att arbeta i lönesystemet Agda PS, och det är ett krav att du har arbetat i systemet tidigare. Du kommer att tillhöra HR och rapporterar till HR-chefen. Du har en supporterande funktion gentemot organisationen och därmed mycket kontakt med bolagets medarbetare men även övriga intressenter/nyckelpersoner och chefer ute i världen. Då en del av den interna kommunikationen sker på engelska är det viktigt att du känner dig bekväm med det engelska språket.  I ditt uppdrag ingår bland annat:
* Löneadministration i Sverige - ansvarig för hela lönekedjan, inklusive uppdateringar av lönesystemet Agda PS, årsuppgifter, AGI, semesteravtal, bonusar, friskvårdsbidrag, milersättning etc. för ca 175 medarbetare
* Koordinera löner i Norge (ca 25 stycken) - ansvarig för att sammanställa löneunderlag och skicka till BCD Travels löneleverantör i Norge.
* Administration kring pensioner och försäkringar, bonusar, avstämningar och semesterskuld, tjänstebilar, lönekartläggning och lönerevision samt kontakt med myndigheter.
* Lättare bokföring och uppdatering av Personalhandbok 
* Ansvarar för att ta fram HR-statistik, bl. a. snittanställda, sjukfrånvaro, personalomsättning, kostnadsberäkningar och underlag till årsredovisningen. 


Kvalifikationer och egenskaper
Vi söker dig som har minst sju års erfarenhet av att arbeta med lön och känner dig trygg i din yrkesroll. Du har god kompetens inom löneområdet och har erfarenhet av att arbeta i lönesystemet Agda PS. Du är van vid internationella miljöer och trivs med att hoppa mellan olika arbetsuppgifter. Du är trygg i att prata och skriva på svenska såväl som engelska. Utöver ovan kommer vi lägga vikt vid din personlighet. För att lyckas i rollen bör du vara självgående och arbeta med ett stort driv. Du trivs som bäst i ett högt tempo och är inte rädd för att ta egna initiativ. Du har ett positivt synsätt, ser lösningar istället för problem, och tänker ”kul!” när du ställs inför nya utmaningar.

Om företaget
BCD Travel sitter i fina lokaler i Sundbyberg. Du kommer att ha stor möjlighet att arbeta på distans men behöver att finnas på plats vid möten.  Här erbjuds du en utmanande och stimulerande miljö med mycket ansvar och utvecklingsmöjligheter. BCD Travel hjälper företag att få ut mesta möjliga av den tid de lägger på sitt resande. Vi ger resenärerna innovativa lösningar som håller dem säkra och produktiva, samt hjälper dem att fatta bra beslut på resande fot. Vi samarbetar med travel managers och inköpsansvariga för att förenkla komplexiteten med affärsresor, öka besparingar och få fler nöjda kunder så att företag uppnår sina målsättningar. Kort sagt, vi hjälper våra kunder att resa smart och uppnå mer. Vi gör detta möjligt i 109 länder med närmare 13 800 kreativa, engagerade och erfarna medarbetare. På så sätt har vi under de senaste tio åren bibehållit branschens mest konsekventa kundlojalitet med en omsättning på 27,1 miljarder USD 2018. Läs mer på www.bcdtravel.com. 

Som konsult hos Serveoffice erbjuder vi dig
Ett personligt företag som värderar relationer högst, oavsett om det är kunder, konsulter eller kandidater. Här får du engagerade kollegor och ledare som har förstått betydelsen av att ha personal som trivs och mår bra. Olika typer av aktiviteter anordnas flera gånger per termin för att skapa en härlig gemenskap och en ”vi-känsla”.  Vi har kollektivavtal och erbjuder ett brett förmånspaket och ett generöst friskvårdsbidrag. Viktigast av allt- vi erbjuder en bra arbetsplats med mycket skratt!

Ansökan och kontakt
I den här processen samarbetar BCD Travel med rekryterings- och bemanningsföretaget Serveoffice. Skicka in dina ansökningar nedan. Urvalet görs löpande. Vi tar inte emot ansökningar via mail utan endast via hemsidan. Frågor kring tjänsten besvaras av konsultchef Stina Hauschildt på 073-779 40 59 eller [email protected].
 
Om Serveoffice
Serveoffice har varit verksamt sen 1991 och är ett auktoriserat bemannings- och rekryteringsföretag som erbjuder personliga och transparenta lösningar. Med gedigen erfarenhet och stort engagemang arbetar vi för att skapa en vass leverans till kunderna och en välkomnande företagskultur med stark gemenskap med, och bland, våra konsulter. Att ha rätt person på rätt plats är det vi hela tiden strävar mot, för att både kandidaten, kunden och vi ska vara nöjda. Vi rekryterar och bemannar på tjänstemannasidan inom kompetensområdena ekonomi & finans, HR & lön samt bank & försäkring. Läs gärna mer om oss på www.serveoffice.se. Visa mindre