Lediga jobb som Arkivassistent i Sundbyberg

Du vill utveckla. Och bevara. Precis som vi.

Sektorn för samhällsbyggnad söker en verksamhetsarkivarie med hög digital mognad och ett öga för både detaljer och helheten. Om du brinner för informationshantering, gillar att skapa struktur och vill bidra till ordning och en effektiv verksamhet – då kan det vara dig vi söker!

På enheten för sektorsstöd inom sektorn för samhällsbyggnad blir du en viktig del i sektorns arbete genom att ge stöd till våra avdelningar som arbetar för stadsmiljö- och trafiknämnden, byggnads- och tillståndsnämnden samt kommunstyrelsen. Vi arbetar med alla typer av administration och service, fakturering och informationshantering. Vi ansvarar också för stadens fordon och kartlägger verksamheternas processer samt arbetar med internkontroll, uppföljning av mål och uppdrag och genomför utredningar. Här är vi stolta över att kunna bidra till Sundbybergs utveckling – och samtidigt bevara och vårda stadens information och historia. Vi står just nu inför en spännande utveckling med att digitalisera nämndernas arkiv och gå över till e-arkivering.

Som verksamhetsarkivarie kommer du att:


• Stödja sektorns verksamheter genom praktiskt arkivarbete – både fysiskt och digitalt.
• Förbereda handlingar för leverans till fysiskt arkiv och e-arkivet.
• Ge rådgivning, utbilda och vara stöd vid framtagande av rutiner för informationshantering.
• Vara ett stöd i frågor om informationssäkerhet och hantering av personuppgifter.
• Tjänsten är nyinrättad och kan utvecklas över tid utifrån behov och möjligheter.

Vi söker dig som:


• Har utbildning inom arkiv- och informationsvetenskap eller annan utbildning och arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig.
• Har goda kunskaper om lagar och förordningar kring allmänna handlingar.
• Har erfarenhet som registrator, systemförvaltare, arkivarie eller liknande, gärna inom offentlig förvaltning.
• Har arbetat med digitalisering av handlingar och övergång till e-arkiv.

Det är önskvärt om du:


• Har erfarenhet av att arbeta med informationshantering inom bygglov, miljö- och hälsoskydd eller teknisk förvaltning.
• Har erfarenhet av arbete med informationssäkerhet och kan vara ett stöd i frågor som rör hantering av personuppgifter.

Som person är du:

Noggrann, ansvarstagande och lösningsorienterad. Du kommunicerar tydligt, gör komplexa processer begripliga och arbetar gärna med både digitala lösningar och traditionellt arkivarbete. Du trivs med att skapa struktur i informationsflöden, delar gärna med dig av dina kunskaper och erfarenheter och uppskattar varierande arbetsuppgifter där du kan använda både din analytiska förmåga och din initiativförmåga. Du uppskattar att samarbeta, bidra till ett gott arbetsklimat och bygga förtroendefulla relationer.

Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

Vi erbjuder dig:
En tillsvidareanställning på heltid.
Kollektivavtal, friskvårdsbidrag på 3 000 kr/år och tillgång till gym.
Möjlighet till visst distansarbete.
Ett arbete där du faktiskt gör skillnad – varje dag.

Övrig information
Befattningen är en tillsvidareanställning på heltid. Tillträde enligt överenskommelse. Vi tar inte emot ansökningar via e-post.

En stor del av vår verksamhet klassas som samhällsviktig verksamhet. Tjänsten kan komma att krigsplaceras inom ramen för Sundbybergs stads roll i totalförsvaret.

Välkommen med din ansökan senast den 8 mars 2026!

Vi tackar nej till dig som säljer annonser och rekryteringstjänster. Visa mindre

Om uppdraget
Vår kund står inför en omstrukturering av sitt fysiska arkiv inför framtida arkivflytt. För att säkerställa en smidig och korrekt hantering av befintligt material söker vi dig som vill vara med och stötta arkivfunktionen i det praktiska arbetet.
Du kommer att arbeta nära arkivarie och annan arkivpersonal inom en enhet som ansvarar för informationsstyrning i enlighet med gällande lagar och föreskrifter.
Plats: Sundbyberg, Stockholm Start: 23 juni 2025 Uppdragsperiod: 1 år Omfattning: 100%
Arbetsuppgifter Inventera, sortera och omorganisera handlingar i det fysiska arkivet
Byta aktomslag och förteckna handlingar enligt Riksarkivets föreskrifter
Registrera information i arkivförteckningssystemet Klara
Hantera inkommande förfrågningar till arkivet
Arbeta nära och under handledning av arkivarie


Kravprofil
Obligatoriska krav:
Fullständig gymnasieutbildning
Minst 1 års erfarenhet av praktiskt arkivarbete med analoga handlingar inom offentlig sektor
Minst 1 års erfarenhet av förteckningsarbete enligt Riksarkivets föreskrifter
Flytande svenska i tal och skrift



Meriterande (mervärdeskrav):
Utbildning inom arkiv- och informationsvetenskap
Erfarenhet av system som Klara eller Visual Arkiv
Kunskap om relevanta lagar och föreskrifter för statliga myndigheter inom arkivområdet


Vi söker dig som: Är självgående, strukturerad och har en god administrativ förmåga
Trivs med praktiska arbetsuppgifter och att ta egna initiativ
Har lätt för att samarbeta och är van att arbeta mot tydliga mål


Ansökan
Skicka in din ansökan så snart som möjligt – urval sker löpande. Detta är ett konsultuppdrag som kommer att tillföra värde i ett viktigt samhällsuppdrag. Vi ser fram emot att höra från dig!
Sway Sourcing är en innovativ rekryteringspartner som specialiserar sig på att matcha rätt talang med rätt företag – snabbt och effektivt. Vårt huvudfokus ligger inom Ekonomi, Administration, HR, Marknad och IT, men vi har även den breda expertis och flexibilitet som krävs för att leverera skräddarsydda rekryteringslösningar inom alla branscher.
Trots att vi är en relativt ny aktör har vi redan byggt förtroende hos många av Sveriges största företag och arbetar både nationellt och internationellt. Med baser i Sverige och Spanien erbjuder vi en unik kombination av lokal expertis och global räckvidd. Vårt starka nätverk och djupa branschinsikter gör oss till en självklar partner för företag som vill ligga steget före i sin rekrytering. Visa mindre

Beskrivning
Vi söker nu en arkivassistent till en myndighet i Stockholm.

Myndigheten befinner sig i ett expansivt skede, där ökade informationsmängder kräver struktur och systematik inför planeringen av ett nytt arkiv. För att stärka arkivfunktionen söker vi en noggrann och samarbetsinriktad person som vill bidra till en långsiktig och hållbar informationshantering. Du kommer att arbeta i ett team som leds av arkivarier, där ett gott arbetsklimat och ett gemensamt ansvarstagande står i fokus.

Arbetsuppgifter
I rollen som arkivassistent kommer du att arbeta med att inventera, ordna och omstrukturera befintligt fysiskt arkivmaterial. Det innefattar att byta aktomslag, sortera handlingar samt förteckna och registrera material i arkivsystemet Klara. Du kommer även att hantera inkommande ärenden och förfrågningar till arkivet. Arbetet utförs i nära samarbete med arkivarier och andra kollegor inom enheten registratur och arkiv, som består av 13 medarbetare. Enheten verkar för att säkerställa att myndighetens information hanteras effektivt och enligt gällande lagstiftning.

Kvalifikationer

Erfarenhet av att arbeta praktiskt med fysiskt arkivmaterial inom offentlig verksamhet.


Minst ett års erfarenhet av att ordna och förteckna handlingar enligt Riksarkivets regler och riktlinjer.


Förmåga att arbeta noggrant, systematiskt och självständigt.


Goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift.



Meriterande

Tidigare erfarenhet av arbete i systemet Klara.


Erfarenhet från myndighet eller annan offentlig verksamhet.


Utbildning inom arkiv- eller informationshantering.



Villkor
Placeringsort: På plats i Sundbyberg, Stockholm.
Sysselsättningsgrad: 100 %
Uppdragsperiod: Start 23 juni

Ansökan: Bifoga CV i Wordformat. CV:t är en viktig del i utvärderingen för denna roll. Det ska tydligt visa att du har den kompetens och erfarenhet som efterfrågas för det aktuella arbetet. 

Om du är redo att bidra till en trygg och strukturerad informationshantering inom en samhällsbärande myndighet – tveka inte att söka. Urval sker löpande.

Lycka till, vi ser fram emot din ansökan!

Q har kollektivavtal och är medlem i branschorganisationen Almega, Tech Sverige samt i Svenskt Näringsliv. Företaget erbjuder interims- och rekryteringslösningar inom branscherna IT, teknik, administration, ekonomi, industri samt lager/logistik med personallösningar inom olika befattningsnivåer. Visa mindre

Uppdragsbeskrivning

För vår kunds räknings söker vi en arkivassistent för att stödja det fysiska arkivarbetet inför en planerad arkivflytt. Syftet är att förbättra struktur och ordning i arkivmaterialet. Arbetet sker i nära samarbete med befintlig arkivarie och arkivassistent inom en enhet som ansvarar för registratur, arkiv och informationshantering.

Arbetsuppgifter

Inventering, sortering och omstrukturering av fysiska arkivhandlingar.
Byte av aktomslag på handlingar.
Förteckning av handlingar i arkivsystem (ex. Klara).
Hantering och utlämning av arkivförfrågningar.
Arbetet leds av arkivarie och genomförs tillsammans med övrig arkivpersonal.


Obligatoriska krav

Fullständig gymnasieutbildning
Minst 1 års praktisk erfarenhet av arbete med analoga arkivhandlingar inom offentlig sektor.
Minst 1 års erfarenhet av ordnings- och förteckningsarbete enligt Riksarkivets föreskrifter.


Mervärdeskrav

Utbildning inom arkiv- och informationsvetenskap.


Erfarenhet av arbete i arkivförteckningssystem, t.ex. Klara eller Visual Arkiv.


Kunskap om arkivrelaterade lagar och regelverk för statliga myndigheter.




Din ansökan

Låter rollen intressant och passande? Ansök i så fall omgående för vi intervjuar löpande och rollen kan tillsättas innan sista ansökningsdatum.

Vi kan enbart ta emot och bearbeta din ansökan genom att du registrerar ditt CV i vår portal. Med avseende på GDPR kan vi ej ta emot ansökningar via e-post. Varmt välkommen med din ansökan! Uppdraget är en del av Quest Consulting personaluthyrning.

Om oss

Quest Consulting är ett auktoriserat konsultbolag med kollektivavtal, försäkringar, friskvård och tjänstepension. Vi är specialiserade inom IT, Teknik, HR, Administration och Ekonomi. Vår målsättning är att vara din personliga samarbetspartner och just därför är det så viktigt för oss att arbeta efter våra kärnvärden där våra ledord är att vara Personliga, Nyskapande och Professionella. Visa mindre

Är du registrator och trivs med både självständigt arbete och samarbete? Vill du skapa samhällsnytta tillsammans med trevliga kollegor? Som registrator har du ett omväxlande och lärorikt arbete som innebär såväl posthantering som registrering.

Var med och gör samhället möjligt!

Om jobbet
Det dagliga arbetet utförs i ett högt tempo och det är viktigt att du har ett driv och är intresserad av att utvecklas. Samtidigt kräver arbetet både noggrannhet och administrativ förmåga. Du arbetar med diarieföring och skanning av processärenden till viss del och som varierar i omfattning och komplexitet. Det innebär att du analyserar och bedömer olika typer av underlag. Med stöd av lagar och regler gör du en bedömning av underlaget och diarieför ärendet för vidare hantering inom den verksamheten. Vissa ärenden är enkla och snabba medan andra tar mer tid. Du arbetar med flera arbetsuppgifter under dagen.

Du planerar delvis din egen arbetsdag både självständigt och i samverkan med andra. Du arbetar nära dina kollegor och ni ger och får stöd av varandra. Arbetet är kvalificerat och du lär dig och får nya kunskaper både på bredden och på djupet. Vi har mycket dokument med mer kvalificerat innehåll som behöver klassificeras. Tillsammans på sektionen bidrar vi till att aktivt hålla hög kvalité och service i våra leveranser. Arbetet innebär en del kontakter framförallt internt, men även externt. Du har till viss del flexibel arbetstid och det är en självklarhet för oss att du ska ha balans mellan arbete och fritid.

Du tillhör en av två operativa dokumentsektioner med placering i Sundbyberg. Vi är i dagsläget ungefär 26 medarbetare. 

Om dig
För att göra ett bra jobb och trivas hos oss på Skatteverket behöver du vara lyhörd, tänka nytt och ta ansvar. Du ska också leva upp till vår https://skatteverket.se/medarbetarpolicy.

I det här jobbet ska du:

- självständigt planera och driva ditt arbete framåt för att nå resultat
- ha pedagogisk och coachande förmåga
- ha god kommunikationsförmåga samt kunna bygga nätverk
- vara förändringsbenägen och gilla att lära nytt
- kunna förstå och följa komplexa rutiner och riktlinjer
- ha god analytisk förmåga
- vara hjälpsam och bemöta andra med vänlighet och respekt
- vara bra på att samarbeta och stötta andra för att nå gemensamma mål.

Du ska också ha:

- en avslutad gymnasieutbildning
- minst 3 års aktuell och relevant arbetslivserfarenhet av diarieföring inom offentlig förvaltning.

Det är också önskvärt att du har arbetslivserfarenhet av såväl digital som fysisk posthantering inom offentlig förvaltning.

Bra att veta
Anställningen är tillsvidare och kan inledas med provanställning i sex månader.

En anställning hos oss innebär placering i säkerhetsklass. En säkerhetsprövning med registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585) kommer därför att genomföras innan beslut fattas om anställning. För en del av våra arbetsuppgifter i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap.

På https://skatteverket.se/jobb kan du exempelvis läsa om vår samhällsbärande roll, fördelarna med att jobba hos oss och hur det går till när du söker våra jobb.

När du ansöker bifogar du ditt cv. Vi använder inte personligt brev i våra rekryteringar och du ska därför inte bifoga det i din ansökan.

Välkommen med din ansökan!

Skatteverket har en samhällsbärande roll. Vårt arbete berör alla privatpersoner och företag och genom vårt uppdrag bidrar vi till ett väl fungerande samhälle. Vår utveckling är kunddriven och vi samverkar med andra för att skapa effektiva lösningar. Tillsammans gör vi samhället möjligt. Visa mindre

Kemikalieinspektionen är en statlig myndighet med cirka 280 medarbetare. Vi sitter i lokaler belägna i centrala Sundbyberg. Som anställd hos oss är du en del av ett betydelsefullt arbete, både på nationell och internationell nivå. Produktion och användning av kemikalier kan orsaka hälso- och miljöproblem. Därför har Kemikalieinspektionen i uppdrag att minska riskerna för att människor och miljö skadas av kemikalier. I det arbetet behöver vi dig som vill vara med och bidra till en mer hållbar utveckling.

Ekonomisekretariatet ansvarar för administrativt stöd, driver och utvecklar förslag till policyer, strategier och riktlinjer inom sekretariatets ansvarsområde. Sekretariatet initierar utveckling av gemensamma administrativa stödsystem avseende ekonomistyrning, investeringar, kvalitetssamordning, IT, växel och reception. Sekretariatet ansvarar även för registratur och arkivfunktionen på myndigheten.



ARBETSUPPGIFTER
Arbetsuppgifterna avser bland annat:
- Diarieföring av allmänna handlingar
- Posthantering
- Internutbilda i diarieföring och hantering av allmänna handlingar
- Administrera anbudsöppningar
- Vara ett stöd för handläggare och chefer avseende all typ av ärendehantering
- Delta i upprättandet av lathundar, riktlinjer och styrande dokument för myndighetens hantering av allmänna handlingar och diarieföring


KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har:
• Erfarenhet av arbete som registrator, eller annat arbete som arbetsgivaren bedömer som likvärdigt
• Goda kunskaper om de lagar och regler som styr verksamheten, såsom förvaltningslagen, offentlighets- och sekretesslagen, tryckfrihetsförordningen och arkivlagen
• Registratorsutbildning, utbildning inom arkivvetenskap, eller annan likvärdig utbildning
• Goda kunskaper i Officepaketet
• Goda kunskaper i svenska och engelska i tal, läsförståelse och skrift

Det är meriterande om du har:
• Erfarenhet av utvecklingsarbete
• Erfarenhet av arbete i systemet Public 360
• Erfarenhet av att utbilda inom områdena registratur och arkiv
• Praktisk erfarenhet av utlämnande av allmän handling och sekretessprövning

Vi söker dig som är lösningsorienterad och kan ta egna initiativ, samt har en mycket god samarbetsförmåga då mycket arbete sker gemensamt i teamet. Du måste vara strukturerad och noggrann, men samtidigt flexibel då arbetsuppgifterna är varierande.
Då tjänsten innebär många kontakter både inom och utanför myndigheten är det viktigt att du är serviceinriktad och att du har en god förmåga att kommunicera, både muntligt och skriftligt.
Du ska förstå sambandet mellan en god kvalitet på diarieföring och en god kvalitet på arkivering. Gränsen mellan att vara registrator och arkivarie minskar i en modern organisation och våra registratorer samarbetar tätt med myndighetens arkivarier.
Personlig lämplighet kommer att väga tungt vid tillsättningen.


ÖVRIGT
På Kemikalieinspektionen är varje medarbetare viktig för att vi som myndighet ska fungera och vi värnar därför om din hälsa och arbetsmiljö. Hos oss tas dina kunskaper till vara och du har stora möjligheter att utvecklas.
Du arbetar och agerar efter vår medarbetarpolicy och vår värdegrund. Vi förväntar oss att alla medarbetare bidrar till ett gott arbetsklimat och förstår sin roll som statstjänsteman i vårt gemensamma uppdrag.
Vi bedriver också ett målinriktat arbete för lika rättigheter och möjligheter.

Befattningen är placerad i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas. Du behöver vara svensk medborgare, men får gärna ha utländsk bakgrund.

Kemikalieinspektionen tillämpar de statliga kollektivavtalen: Villkorsavtal och Villkorsavtal-T samt lokala kollektivavtal avseende bl.a. arbetstid. Visa mindre