Lediga jobb Miljonbemanning AB i Sundbyberg

Vi söker nu en erfaren Avdelningsadministratör för kunds räkning. Uppdraget innebär att ge administrativt stöd till avdelningschef samt flera sektions- och enhetschefer. Rollen är delad mellan olika enheter och är central för att skapa struktur, effektivitet och kontinuitet i det dagliga arbetet.
Som Avdelningsadministratör stöttar du cheferna med allt från planering, koordinering och kommunikation till dokumentation, inköp och ekonomiadministration. Du arbetar självständigt, har stort eget ansvar och är en viktig del av att få verksamheten att fungera smidigt.
Detta är ett konsultuppdrag via Miljonbemanning där du arbetar på plats hos kund. 
ArbetsuppgifterAdministrativt stöd till chefer
Kalender- och möteshantering


Ta fram presentations- och mötesmaterial


Samordning av beslutsunderlag (delegeringar, jävsdeklarationer m.m.)


Uppdatering av intranät och interna informationssidor

Personaladministration
Stöd vid onboarding och offboarding av medarbetare och konsulter


Beställning av utrustning, accesser och behörigheter


Hantering av semesterlistor


Stöd i introduktionsprogram och interna aktiviteter

Ekonomi & inköp
Inköp av material, utrustning och tjänster


Enklare rapportering i UBW


Fakturahantering och kontering vid behov

Möten och event
Planera interna möten, workshops och konferenser


Bokning av lokaler, teknik och catering


Skapa agendor, skriva protokoll och följa upp actions


Stöd till avdelningens ledningsgrupp inklusive årshjul, dokumentation och gästsamordning

Dokumentation & kommunikation
Uppdatera presentationsmaterial och intranät


Skriva enklare beslutsunderlag


Dokumenthantering i filserver och SharePoint


Diarieföring


Bidra i administratörsnätverket och utveckla rutiner

Omfattning och fördelning av tid
Tillgänglig tid: ca 144 timmar/månad


Ledningsgruppsarbete: ca 12–15h/månad


Avdelningsgemensamma frågor: ca 20–30h/månad


Stöd till enhets-/sektionschefer: ca 100h/månad (ca 20h per chef)


Tidsfördelningen är en planeringsriktlinje och kan variera över tid.
Arbetsledning
Regelbundna avstämningar med respektive sektions-/enhetschef (1 gång/månad)


Avstämning inför ledningsgruppsmöten (2 gånger/månad)


Löpande dialog med huvudansvarig chef


Avdelningsadministratören bokar själv in avstämningar och lyfter prioriteringsfrågor vid behov

Introduktion (vintern 2025/26)
Fas 1 (vecka 1–2/3)

Introduktion till Svenska kraftnät


Obligatoriska utbildningar


Genomgång av system och standarduppgifter


Träffa chefer och administratörsnätverket


Ta över aktuella uppgifter från nuvarande administratör


Fas 2 (vecka 3/4–8)

Introduktion till ledningsgruppsarbete


Sätta sig in i årshjul och planering


Stöd till sektions- och enhetschefer


Handläggning av ärenden

Övrigt om uppdraget
Start: 2026-02-02


Längd: Till 2027-02-02


Option: Möjlighet till förlängning till 2028-02-02


Omfattning: 100%


Plats: Sundbyberg (främst på plats, någon distansdag efter överenskommelse)


Krav: Säkerhetsprövning och registerkontroll Visa mindre

Bakgrund och Uppdragsbeskrivning
Ditt uppdrag består av att bidra till Svenska kraftnäts utbyggnad av nya och förnyelse av befintliga anläggningar genom att främst avropa konsulter från våra ramavtal inom Teknik och IT. Inköp och avrop från andra kategorier kan förekomma.
Du ansvarar för hela inköpsprocessen från framtagning av förfrågningsunderlag till avtal, inkl utvärdering av anbud. Du har dialog både med interna beställare och externa leverantörer samt jobbar även med kontraktsförvaltning och i viss mån uppföljning av inköpsordrar kopplat till konsultinköp.
Din roll kommer vara att stödja projektverksamheten med deras behov av konsulttjänster. Ditt ansvar är att guida beställarna i vår process samt säkerställa att avrop sker på ett korrekt sätt utifrån LUF, Lagen om offentlig upphandling inom försörjningssektorerna, våra styrande dokument samt ramavtal.
Arbetet utförs i nära samarbete med övriga medarbetare på inköpsenheten GIK – Inköp Konsulter, med andra inköpskollegor på avdelningen samt många delar av övriga Svenska kraftnät samt leverantörer.
Uppdraget kräver god kompetens och förståelse för kommunikation och relationsbyggande då inköpsrollen innebär kontaktytor inom hela verksamheten och med leverantörer. Vi lägger stor vikt i att du har ordning och reda och arbetar strukturerat. Vi förväntar oss också att du tar ett drivande ansvar för hela avropsprocessen stöttar och driver på avropsprocessen om verksamheten behöver det. Allt för ett så effektivt arbetsflöde som möjligt.
Inom detta arbetsområde arbetar vi i många olika system och det är därför av stor vikt att du är lättlärd inom system. Har lätt för att ta till dig instruktioner och förstår detaljernas vikt i det stora hela.
Upphandlingar på Svenska kraftnät genomförs enligt LUF, Lagen om offentlig upphandling inom försörjningssektorerna.

Arbetsuppgifter
Detta uppdrag innebär främst att avropa konsulter från våra ramavtal. Du är länken mellan beställarens behov och leverantörernas kompetens. Utifrån beställarnas behov administrerar du de avrop som initierats för att säkerställa en snabb och kvalitativ hantering enligt våra processer och utefter LUF's föreskrifter. Vi arbetar digitalt med alla avrop i ServiceNow (SVEA) samt i e-Avrop.
I dina arbetsuppgifter ingår bland annat att:

Utforma uppdragsbeskrivningar, för resurskonsulter samt uppdragskonsulter, och krav tillsammans med beställaren från verksamheten.


Sammanställa och granska anbudsformulär och sedan skicka avropsförfrågan till ramavtalsleverantörer via e-avrop.


Svara på frågor under anbudstiden till leverantörer samt svara på verksamhetens frågor angående avrop och avtal kopplade till konsulter.


Ta fram beslutsunderlag för tilldelning.


Tilldela och uppföra avtal och inköporder samt följa upp mot leverantör.


Arkivering samt viss förvaltning och uppföljning av avropsavtalen vilket kan vara förlängningar, utökning av budget, indexregleringar enligt avtal etc.


För att hela tiden genomföra en så smidig och effektiv avropsprocess som möjligt har du även kontakt med säkerhetsenheten i vissa frågor gällande säkerhetsklassning och avtal och status i processen.


Kontakt med ramavtalsleverantörer angående avtalsfrågor.


Stötta verksamheten i inköpsfrågor.


Arbeta proaktivt för att minska ledtiderna i avropsprocessen.


Var med och bidra med din kompetens för att ständigt förbättra Svenska kraftnäts arbetssätt, rutiner, mallar och processer inom inköpsnära frågor.


Arbete med masterdata av konsulter samt viss typ av rapportering och statusuppdateringar förekommer.



Preliminärt startdatum: 2026-03-03
Slutdatum: 2027-03-03
Option: kan förlängas t.o.m. 2029-03-03.
Omfattning: Beräknas vara 100 procent.
Placeringsort: Svenska kraftnäts kontor i Sundbyberg. Distansarbete kan förekomma upp till 15-25% av arbetstiden. Bör kunna vara på plats minst 3 dagar i veckan i Sundbyberg och med oregelbundna dagar. Det kan skifta från vecka till vecka och det är viktigt att vara lyhörd och flexibel utifrån verksamhetens behov.
Säkerhetsprövning: Säkerhetsprövning och registerkontroll krävs. Visa mindre

Är du någon som ha flera bollar i luften? Vill du göra skillnad i samhället genom att coacha och vägleda arbetslösa över hela landet?

ARBETSUPPGIFTER

Tjänsten handlar om ren vägledning, inga administrativa arbetsuppgifter eller liknande åläggs studie och yrkesvägledaren. Vägledningen sker under bokade tider och ingen drop in tillämpas, endast förregistrerade deltagare. Tjänsten är extra, vid behov. Dagtid. Detta kan då med fördel göras vid sidan om din övriga sysselsättning.

Omfattning:

Tjänsten är på 20 %, en heldag i veckan.

KVALIFIKATIONER

- Du har utbildning som studie- och yrkesvägledare.
- Du är kunnig i samtalsmetodik och pedagogiskt arbete.
- Du kan stödja individer för att de ska kunna göra väl underbyggda val.
- Du är flexibel och van att arbeta med människor. Erfarenhet av studie- och yrkesvägledning är meriterande, särskilt om det innefattar vuxna.


Välkommen in med din ansökan, tjänsten tillsätts löpande.

Frågor gällande tjänsten hänvisas till [email protected]



Om oss:

Miljonbemanning är en organisation som kännetecknas av mångfald och en inställning av lönsamhet. Vi är specialiserade på att se till att kompetens och trivsamhet går hand i hand. Hos Miljonbemanning växer individer. Här finns kvalitet och kompetens. Vi vet att olikheter berikar och välkomnar alla att söka jobb hos oss. Visa mindre